Jak získat virtuální poštovní adresu pro vaši firmu

Jak získat virtuální poštovní adresu pro vaši firmu

Zjistěte, jak získat fyzickou poštovní adresu (ulice nebo PO Box) pro vaši firmu za pouhý zlomek nákladů na pronájem skutečné kanceláře pomocí virtuální kanceláře.

Článek od

Lizzie Daveyová

Aktualizováno: 2. ledna 2020

Značky:

malý podnik

Takže máte vlastní firmu, ale narazili jste na překážku:

potřebujete firemní poštovní adresu

. Problém je, že nemáte fyzickou kancelář... Možná pracujete z domova nebo máte online obchod. Nemáte tedy žádnou fyzickou poštovní adresu, kterou byste mohli poskytnout svým zákazníkům – pokud samozřejmě neuvedete svou domácí adresu (což není profesionální ani doporučené).

Věc se má tak, že mnoho oficiálních dokumentů bude potřebovat obchodní adresu. A pokud chcete svým zákazníkům působit jako profesionál, je dobré mít oficiálně znějící místo „bydliště“. Jaké je tedy řešení?

Možnosti získání firemní poštovní adresy

V závislosti na vašich potřebách máte k dispozici několik možností:

Soukromá poštovní schránka:

Toto je nejlevnější možnost, kde se můžete přihlásit k získání soukromé poštovní schránky

místní pošta

. Bohužel vaše adresa bude mít „P.O. číslo krabice na něm. Navíc nemůžete přijímat balíčky od jiných dopravců (UPS, FedEx atd.), což může být velká překážka. Náklady jsou však minimální (obvykle méně než 10 USD/měsíc pro většinu lokalit) a závisí především na velikosti fyzické schránky a době, na kterou ji potřebujete. Je to rozhodně vaše nejlevnější varianta. Soukromou schránku můžete získat i z jiných míst, např

UPS

a

Pakmail

, které stojí o něco více, ale nemají P.O. Číslo krabice na adrese a obvykle může přijímat balíčky od všech dopravců.

Virtuální podatelna:

Toto je další možnost, kde se můžete přihlásit ke službě, která vám poskytne firemní poštovní adresu ve městě, které si vyberete, a ona naskenuje a nahraje obrázky vaší pošty na zabezpečenou webovou stránku, kde si ji můžete prohlédnout. Svou poštu si můžete prohlédnout online a dát jim vědět, zda by ji měli skartovat, přeposlat vám, uložit šeky nebo provést jakýkoli jiný nezbytný úkol. Virtuální podatelna stojí o něco více než soukromá schránka, ale samozřejmě nabízí prestižnější adresu a pohodlné služby pro vaše podnikání. Earth Class Mail je dobře zavedeným poskytovatelem služeb virtuální pošty a má plány začínající na 69 USD měsíčně.

Virtuální kancelář:

Toto je nejdražší varianta a poskytuje všechny funkce, které virtuální podatelna nabízí, spolu s doplňkovými službami, jako jsou fyzické kancelářské prostory nebo pronájem konferenčních místností a virtuální recepční. To znamená nejen mít prestižní poštovní adresu, ale také možnost setkávat se s klienty a pořádat schůzky ve skutečných kancelářských prostorách na nejlepším místě. S touto možností získáte tradičnější & profesionální image, která zapůsobí na vaše zákazníky. Virtuální kancelář je naší doporučenou volbou, protože dělá vše, co potřebujete od skutečné kanceláře, ale bez vysokých režijních nákladů a údržby. Davinci je oblíbená virtuální kancelář a má mnoho poboček od 60 USD měsíčně.

RYCHLÝ TIP:

Zkuste si vybrat firemní poštovní adresu, která se nachází v centru velkého města ve vašem okolí.

Proč zvolit virtuální kancelář?

V tomto článku vám doporučíme jít cestou virtuální kanceláře pro vaši firmu. Miliony podnikatelů a majitelů malých podniků využívají virtuální sídlo k:

Mějte prvotřídní firemní poštovní adresu

Získejte zastoupení v konkrétní lokalitě (pokud například cílíte na určitý trh, možná tam budete chtít virtuálně umístit svou firmu)

Získejte přístup ke službám a zařízením, které má skutečná obchodní kancelář

Nastavte hranice mezi jejich pracovním a domácím životem

Nastavení virtuální kanceláře znamená, že získáte svou vlastní vyhrazenou poštovní adresu, kterou budete používat na všechny věci související s vaším podnikáním – od vizitek a e-mailových podpisů až po vaše webové stránky, faktury a úřední dokumenty. Virtuální sídlo může přinést řadu výhod:

Ušetřete na nákladech

Virtuální kanceláře jsou ideální pro firmy, které potřebují fyzickou poštovní adresu a kancelářské prostory, ale žádné nemají. Je to mnohem levnější než náklady na pronájem nebo nákup fyzické kanceláře. Ve skutečnosti virtuální kanceláře jsou

takže

nákladově efektivní, že jsou

očekává se, že ušetří 700 miliard dolarů pro americkou obchodní ekonomiku

.

Přemýšlejte o tom takto: pokud máte fyzickou kancelář, máte řadu pravidelných výdajů, které musíte odložit. Věci jako:

Nájemné a účty za energie, které mohou v součtu dosáhnout značné částky

Kancelářské potřeby a udržování všeho dobře zásobeného

Úklid a údržba prostor

S virtuální kanceláří se o žádnou z těchto věcí nemusíte starat. Nájemné není zdaleka tak vysoké jako fyzická kancelář, protože nezabíráte žádný fyzický prostor a náklady na úklid jsou absolutně nulové, protože není co uklízet.

Stále budete muset platit za kancelářské potřeby, ale nebudete muset zaměstnancům a dodavatelům poskytovat stoly, židle a další standardní kancelářské vybavení.

Bezpečný způsob, jak skrýt svou domácí adresu

Virtuální sídlo vám ušetří nutnost sdělovat zákazníkům vaši adresu bydliště. I když nepotřebujete doručovat žádnou poštu nebo balíky, vaše firma bude stále potřebovat adresu.

Pokud například plánujete provést

e-mailové marketingové kampaně

jako firma (což byste měli) musíte mít skutečnou adresu, kterou své osobě sdělíte

CRM systém

.

Podle zákona nemůžete posílat e-maily bez uvedení legitimní obchodní adresy. S virtuální kanceláří máte bezpečnou adresu, kterou můžete umístit do svých e-mailových marketingových kampaní, a to znamená, že se nemusíte vzdát svého soukromí tím, že zveřejníte svou domácí adresu.

Trust & Důvěryhodnost

Každý den se objevují stovky nových podniků a ne všechny jsou legitimní.

Spotřebitelé jsou ve skutečnosti stále více ostražití vůči nedůvěryhodným podnikům, protože se stávají aktivnějšími účastníky marketingového procesu. Už nedůvěřují nikomu, kdo se jim snaží něco prodat, a místo toho hledají autentické podniky, se kterými se mohou spojit, které znají a kterým důvěřují.

Pomocí profesionální adresy prostřednictvím virtuální kanceláře ukazujete spotřebitelům, že jste skutečný obchod, čímž zvyšujete svou důvěryhodnost, a tím i faktor důvěry.

Udělejte si chvilku a přemýšlejte o tom z jiné perspektivy. Je pravděpodobnější, že nakupujete od společnosti, která:

Má online prostor, ale žádnou adresu ani telefonní číslo k nalezení

Má online prostor

a

profesionálně vypadající adresu a telefonní číslo

Ta druhá možnost je přitažlivější, že?

A má to svůj důvod.

Jednoho dne jsem mluvil s kamarádkou, která hledala opraváře na opravu její zahradní brány. Prohledala stovky webových stránek a snažila se najít správnou osobu, ale vypnul ji a

hodně

možností, protože měli pouze číslo mobilního telefonu a žádnou adresu.

Osobu, kterou si nakonec vybrala? No, měli číslo pevné linky

a

legitimní adresu, takže se cítila v bezpečí, protože věděla, že pokud se něco pokazí, bude moci bez problémů reagovat.

Profesionální dojem

Spolupráce s důvěrou a důvěryhodností a adresa virtuální kanceláře dodá vaší firmě nanejvýš důležitou profesionální image.

Stejně jako ve scénáři, který jsem sdílel výše, lidé si rádi vytvářejí v hlavě konkrétní situace, které je udržují v bezpečí. Když zobrazíte legitimní adresu, aby ji svět viděl, v podstatě to říkáte vy

může

buďte důvěryhodní, protože jste investovali čas, úsilí a peníze, abyste si pořídili kancelář a pracovní prostor.

Vyberte svou polohu

U mnoha poskytovatelů virtuálních kanceláří (více si o nich povíme za chvíli) můžete svou adresu nastavit na libovolném místě. To znamená, že pokud cílíte na konkrétní demografickou skupinu v konkrétní lokalitě, můžete svou firmu umístit přímo tam (alespoň virtuálně).

Zvažte toto:

Pokud hledáte společnost, která by pro vás poskytovala služby webdesignu, je pravděpodobnější, že si vyberete společnost, která se nachází ve vaší blízkosti, nebo společnost na druhém konci světa?

RYCHLÝ TIP:

Vyberte si virtuální kancelář, která je snadno dosažitelná, abyste si mohli snadno vyzvednout jakoukoli poštu, která tam bude doručena.

Jako lidé toužíme po spojení s ostatními lidmi a jedním snadným způsobem, jak toto spojení vytvořit, je jednoduše být ve stejné blízkosti. Okamžitě se cítíme propojeni s lidmi a podniky, kterým jsme blíže, protože se s nimi můžeme snáze spojit a cítíme se jim podobnější než společnosti a lidé, kteří jsou vzdálenější.

Připojte se k revoluci

To zjistil americký komunitní průzkum

3 % americké pracovní síly

(což bylo v té době asi 3,2 milionu pracovníků) pracovalo z virtuální kanceláře. A to má stoupat.

Tisíce společností právě přestavují své kancelářské prostory tak, aby se do nich mohli vejít zaměstnanci, kteří jsou většinu času mimo svůj stůl. V této digitálně propojené době znamená mít virtuální kancelář, že můžete zaměstnávat talenty z celého světa a držet krok se současným trendem práce na dálku.

Když nemáte fyzickou kancelář, kterou byste měli vzít v úvahu, můžete zaměstnávat lidi s nejlepšími dovednostmi odkudkoli na světě, protože samozřejmě nemusí být v dojezdové vzdálenosti.

Jak již bylo řečeno, mnoho virtuálních kanceláří má vyhrazené prostory pro spolupráci nebo sdílené kancelářské prostory, kde v případě potřeby můžete shromáždit zaměstnance a klienty ve fyzické kanceláři.

Jak nastavit virtuální poštovní adresu

Nyní, když víte, co je virtuální kancelář a proč je výhodné ji mít, pojďme se pustit do procesu, jak si ji skutečně založit.

K vytvoření virtuální poštovní adresy pro vaši firmu stačí 5 kroků:

Krok 1: Najděte řešení virtuální kanceláře

Krok 2: Vyberte fyzické umístění pro svou poštovní adresu

Krok 3: Vyberte & přizpůsobte služby, které potřebujete

Krok 4: Kupte si službu

Krok 5: Vyplňte svůj americký poštovní formulář 1583

Budeme se jim věnovat podrobněji:

Krok 1. Najděte řešení virtuální kanceláře

Prvním krokem je nalezení řešení virtuální kanceláře. Vyplatí se jít do obchodu a zjistit, které z nich se hodí do vašeho rozpočtu a které nabízejí služby, které potřebujete – některé mohou mít například telefonní číslo, zatímco jiné ne. Nezapomeňte se také podívat

náš průvodce, jak získat virtuální firemní telefonní číslo

.

Další věci, na které byste si měli dát pozor, jsou:

Další telefonní záznamníky

Živé, virtuální recepční

Možnost přístupu do zasedacích místností pro schůzky s klienty

Psací stoly a kancelářské prostory k pronájmu, pokud občas potřebujete fyzickou kancelář

Místo, které by mělo být někde, odkud si můžete snadno vyzvednout nebo odeslat poštu

Jak je uvedeno výše, doporučujeme používat Davinci, který také nabízí klíčové obchodní funkce, jako jsou živé recepční, zasedací místnosti a dokonce i co-workingové prostory.

Krok 2. Vyberte umístění

Dále si chcete vybrat umístění své virtuální kanceláře. Navštivte Davinci, klikněte na „Najít kancelář“ a vyhledejte místo, které si přejete.

S Davinci můžete jednoduše zadat své město nebo obec a vrátí se vám seznam výsledků virtuálních kanceláří v dané oblasti. Řekněme, že jsme chtěli Chicago, IL. Mohli bychom dokonce získat obchodní adresu ve Willis Tower!

Krok 3. Vyberte si služby, které potřebujete

Když jste si vybrali místo, je čas přizpůsobit výběr služeb tak, aby vyhovovaly vám a vaší firmě.

Mnoho služeb bude součástí balíčku s vaší virtuální kanceláří, ale k mnoha možnostem na Davinci si budete moci k předplatnému přidat další služby, abyste je mohli co nejlépe využít.

Například tato virtuální kancelář v Chicagu vám umožňuje přidat věci, jako jsou vstupenky do prostoru pro schůzky, týdenní přeposílání pošty a fyzické místo na stole na určitou dobu každý měsíc.

Své předplatné můžete kdykoli později upgradovat a přidat věci, o kterých zjistíte, že je potřebujete, zvláště když vaše firma roste.

Krok 4. Zkontrolujte své předplatné & Koupit

Jakmile přidáte služby, které potřebujete, jednoduše kliknutím potvrďte objednávku a proveďte nákup. Davinci, stejně jako u většiny ostatních řešení virtuální kanceláře, účtuje jednorázový poplatek za zřízení, který zaplatíte ihned při zřizování prostoru virtuální kanceláře.

Krok 5. Získejte svůj americký poštovní formulář 1583

Poštovní adresy virtuálních kanceláří vyžadují americký poštovní formulář 1583, který opravňuje agenty pro příjem komerční pošty přijímat poštu vaším jménem. To znamená, že budete potřebovat notáře. Davinci poskytuje bezplatného online notáře, kterého si můžete snadno nastavit a získat přes Skype.

Užijte si svou virtuální kancelář!

To je ono! Založení virtuální kanceláře je opravdu jednoduché, pokud přesně víte, co od ní potřebujete a kde ji chcete mít.

Závěr

Virtuální kancelářský prostor je perfektním řešením pro firmy, které nepotřebují fyzický kancelářský prostor. Nejen, že vám poskytnou profesionálně vypadající adresu a telefonní číslo, které dodají vašemu podnikání autenticitu, ale často přicházejí s řadou dalších funkcí, které vám umožní snadno a úspěšně provozovat vaše podnikání, aniž byste museli platit nad kurzy za kancelář. .

Během několika příštích let očekávejte boom ve virtuálním pracovním světě, kde se stále více kanceláří přesouvá online, aby bylo možné získat více prostoru pro práci na dálku a ušetřit náklady.

Viz také:

Teď číst:

Jak získat virtuální poštovní adresu pro vaši firmu